Ini Lho Cara Beli Kebutuhan Perusahaan, Tidak Bisa Sembarangan!

gorontalopost.id. Dalam menjalankan sebuah produksi barang, perusahaan juga butuh membeli barang-barang kebutuhan. Cara beli kebutuhan perusahaan pun tidak bisa sembarangan. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui untuk membeli kebutuhan perusahaan tersebut.

Cara Beli Kebutuhan Perusahaan Agar Tidak Salah Langkah
Berikut beberapa proses yang terjadi dalam transaksi pembelian barang kebutuhan di sebuah perusahaan:

1. Permintaan Bagian Penjualan
Tahap pertama dalam proses pembelian ini dimulai dari bagian penjualan yang mengajukan permintaan barang. Permintaan barang bisa ditentukan dengan 3 cara, yaitu:
⦁ Intuitif: dengan memprediksi atau membuat daftar barang apa saja yang dibutuhkan pelanggan.
⦁ Penelitian pasar: dilakukan dengan meneliti permintaan paling banyak dari konsumen. Selain itu, dapat juga dengan terjun langsung ke masyarakat umum.
⦁ Perhitungan stok barang: cara ini adalah melalui bagian penjualan yang akan menyampaikan permintaan barang ke bagian gudang.

2. Melakukan Survei Pasar
Setelah mengajukan permintaan barang, bagian pengadaan barang tersebut akan melakukan survey pasar untuk memilih produsen ataupun agen terbaik yang bisa dijadikan supplier untuk perusahaan. Keberadaan supplier ini sangat penting mulai dari produksi hingga pendistribusian barang dari perusahaan.
Pemilihan supplier yang tepat bisa meningkatkan efisiensi perusahaan, baik dalam hal dana maupun kinerja perusahaan.

3. Menerima Penawaran
Alur selanjutnya dalam pembelian barang perusahaan ini adalah mengirimkan surat permintaan penawaran barang kepada supplier terpilih. Selanjutnya, supplier terpilih tersebut akan mengirimkan surat penawaran secara lebih detail dibandingkan dengan katalog dan daftar harga.
Tahapan ini diperlukan untuk membandingkan perusahaan yang lebih menguntungkan untuk bekerjasama. Keuntungan tersebut bisa dalam segi harga maupun kinerja perusahaan.

4. Menentukan Supplier
Tahapan selanjutnya adalah menentukan supplier yang akan diajak kerja sama. Pemilihan supplier ini harus teliti dan detail. Perusahaan harus dapat memilih supplier yang paling bisa memberikan keuntungan terbaik dengan mempertimbangan harga, kualitas, serta pelayanan setelah penjualan.

5. Membuat Daftar Barang yang Akan Dibeli
Setelah menentukan supplier yang dipilih, selanjutnya perusahaan harus membuat daftar barang inventaris yang akan dibeli. Dengan membuat daftar barang tersebut, perusahaan akan lebih mudah mengetahui apa saja yang barang-barang yang dibutuhkan, sehingga dapat mempermudah dalam memperkirakan anggaran dana yang dibutuhkan.

6. Mengirimkan Surat Pemesanan Purchasing Order
Setelah daftar semua barang yang dibutuhkan selesai dibuat, perusahaan bisa melakukan pemesanan dengan mengirimkan surat pemesanan kepada supplier yang telah ditentukan. Perusahaan tidak diperbolehkan mengirim surat pemesanan secara mendadak. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya kesalahan pendistribusian barang ke perusahaan.
Oleh karena itu, perusahaan harus bisa mengestimasikan waktu pengiriman saat melakukan proses pemesanan.

7. Membuat dan Menandatangani Surat Perjanjian
Pihak perusahaan dan supplier harus melakukan penandatanganan surat perjanjian jual beli. Tahap ini diperlukan untuk menjadikan transaksi tersebut resmi dan juga sebagai bukti saat salah satu pihak melanggar perjanjian yang telah disepakati.

8. Menerima Barang
Setelah proses pemesanan barang diproses oleh supplier, selanjutnya akan ada proses penerimaan barang sesuai dengan pemesanan yang diajukan. Pada tahap penerimaan barang ini aka nada surat tanda terima barang kepada pemesan dari supplier.

9. Memeriksa Barang yang Telah Diterima
Setelah barang diterima, segera lakukan pemeriksaan sebelum menandatangani surat penerimaan barang. Pemeriksaan tersebut dimulai dari kesesuaian barang yang dipesan sesuai kwitansi, kecocokan barang dan kualitasnya, dan lain sebagainya.

10. Retur
Jika terjadi kesalahan dalam penerimaan barang, maka perusahaan pemesan dapat melakukan retur barang kepada supplier. Namun, jika seluruh barang yang diterima baik, maka tahap ini tidak perlu dilakukan.

11. Membayar Transaksi Sesuai Prosedur Pengeluaran Kas
Setelah memastikan seluruh barang yang diterima sesuai pesanan, maka perusahaan dapat melakukan proses pembayaran. Pada umumnya perusahaan akan membayar transaksi sesuai prosedur pengeluaran kas pada perusahaan untuk memudahkan proses pembukuan keuangan.

Penutup
Demikian para beli kebutuhan perusahaan. Proses tersebut bisa lebih mudah jika dilakukan melalui pengadaan B2B. Saat ini sudah banyak supplier yang telah menerapkan sistem ini, misalnya Blibli melalui Blibli business. Selain proses lebih mudah, di Blibli ini Anda bisa mendapatkan harga dan kualitas terbaik sesuai kebutuhan perusahaan Anda.